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Microsoft Copilot für KMU: 10 Anwendungsfälle für mehr Effizienz im Arbeitsalltag
KI im Unternehmen, aber wo anfangen?
Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr. Während manche Unternehmen noch darüber diskutieren, ob und wie sie KI im Unternehmen einsetzen sollen, nutzen andere sie bereits täglich, um Routinearbeiten zu verkürzen, Informationen schneller zu finden und administrative Aufgaben effizienter zu erledigen.
Gerade für KMU ist dieses Potenzial interessant. Mitarbeitende übernehmen häufig mehrere Rollen gleichzeitig: Eine Verkaufsleiterin erstellt Angebote, beantwortet Kundenanfragen und bereitet Präsentationen vor. Eine Projektleitung koordiniert Sitzungen, dokumentiert Entscheide und hält verschiedene Beteiligte auf dem Laufenden. Und die Geschäftsführung muss Informationen aus E-Mails, Dokumenten und Besprechungen zusammenführen.
Genau bei diesen Aufgaben geht jeden Tag wertvolle Zeit verloren.
Microsoft 365 Copilot setzt dort an, wo viele Mitarbeitende ohnehin arbeiten: in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Statt eine weitere Anwendung einzuführen, wird künstliche Intelligenz direkt in die bestehende Microsoft-365-Arbeitsumgebung integriert.
Die spannende Frage lautet deshalb weniger: “Was kann Microsoft Copilot?”
Sondern vielmehr: “Wo bringt Microsoft Copilot deinem Unternehmen tatsächlich einen messbaren Mehrwert?”
Was ist Microsoft 365 Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-gestützter Assistent für die tägliche Arbeit. Über sogenannte Prompts unterstützt er beispielsweise beim Erstellen von Texten, beim Zusammenfassen von Informationen oder bei der Analyse von Daten.
Die besondere Stärke von Microsoft 365 Copilot liegt in der Integration in die bekannten Microsoft-365-Anwendungen. In Word unterstützt Copilot beim Erstellen und Überarbeiten von Dokumenten, in Outlook beim Zusammenfassen von E-Mail-Verläufen und in Teams bei der Aufbereitung von Besprechungen. In Excel kann Copilot Daten analysieren und bei Formeln oder Visualisierungen unterstützen, während in PowerPoint aus bestehenden Inhalten erste Präsentationsentwürfe entstehen können.
Dabei gilt jedoch: Copilot liefert Unterstützung und Entwürfe aber die Verantwortung bleibt beim Menschen. Inhalte, Zahlen, Fristen und geschäftliche Aussagen sollten deshalb weiterhin geprüft werden.
10 Copilot-Anwendungsfälle, die in KMU Zeit sparen können
Der grösste Nutzen von Copilot liegt häufig nicht in einer einzelnen spektakulären Funktion. Viel interessanter sind die vielen kleinen Zeitgewinne im Arbeitsalltag, die sich über Wochen, Monate und Jahre summieren.
Welche Copilot Use Cases den grössten Mehrwert schaffen, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Einige Einsatzmöglichkeiten begegnen jedoch besonders häufig.
1. Lange E-Mail-Verläufe schneller erfassen
Nach Ferien, bei Stellvertretungen oder beim Einstieg in ein neues Projekt können lange E-Mail-Verläufe schnell zum Zeitfresser werden. Copilot kann dabei unterstützen, Inhalte zusammenzufassen und wichtige Informationen, offene Fragen oder nächste Schritte schneller sichtbar zu machen.
Statt sich zunächst durch zahlreiche einzelne Nachrichten zu arbeiten, erhalten Mitarbeitende schneller einen Überblick und können anschliessend gezielt in die relevanten Originalnachrichten einsteigen.
Beispiel-Prompt:
«Fasse diesen E-Mail-Verlauf in fünf Punkten zusammen. Nenne Entscheide, offene Fragen, zugesagte Termine und meine nächsten geforderten Schritte.»
2. E-Mail-Antworten schneller vorbereiten
Gerade Verkauf, Administration und Kundendienst beantworten täglich zahlreiche E-Mails. Copilot kann aus dem bestehenden Verlauf einen ersten strukturierten Antwortentwurf erstellen und beispielsweise Tonalität oder Länge anpassen.
Verbindliche Informationen wie Preise, Bestände, Rabatte oder Liefertermine müssen weiterhin in den dafür vorgesehenen Systemen geprüft werden. Der zeitaufwendige erste Entwurf kann jedoch bereits vorbereitet werden.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle eine freundliche Antwort auf diesen Verlauf. Bestätige die Anforderungen des Kunden, strukturiere die offenen Punkte und markiere Stellen, an denen ich Preis, Bestand oder Liefertermin ergänzen muss.»
3. Sitzungen effizienter nachbereiten
Eine Stunde Besprechung und danach beginnt häufig die eigentliche Arbeit. Notizen müssen geordnet, Entscheidungen dokumentiert und Aufgaben verteilt werden. Copilot in Microsoft Teams kann dabei unterstützen, Besprechungsinhalte aufzubereiten, Diskussionspunkte zu strukturieren und Aufgaben herauszuarbeiten. Die verfügbaren Möglichkeiten hängen unter anderem von Lizenz, Konfiguration und Besprechungseinstellungen ab.
Copilot spart für eine einzelne Sitzung vielleicht nur einige Minuten aber über zahlreiche Sitzungen und Mitarbeitende hinweg kann daraus jedoch ein relevanter Effizienzgewinn entstehen.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle eine strukturierte Zusammenfassung dieser Sitzung. Trenne Diskussionen, Beschlüsse und offene Fragen. Liste Aufgaben mit verantwortlicher Person und genannter Frist auf. Erfinde keine fehlenden Angaben.»
4. Angebote und Konzepte schneller erstellen
Ein leeres Word-Dokument ist häufig der langsamste Startpunkt. Liegen jedoch bereits Gesprächsnotizen, Anforderungen oder bestehende Unterlagen vor, kann Copilot daraus einen ersten strukturierten Entwurf erstellen. Fachwissen, Kalkulation, Vertragsbedingungen und Freigabe bleiben selbstverständlich beim Unternehmen.
Dadurch wird nicht die fachliche Arbeit ersetzt sondern der Weg zum ersten brauchbaren Entwurf verkürzt.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle aus diesen Notizen einen Angebotsentwurf mit Ausgangslage, Zielsetzung, Leistungsumfang, Vorgehen, Voraussetzungen und Nutzen. Markiere Informationen, die in den Quellen fehlen.»
5. Präsentationen aus vorhandenen Inhalten vorbereiten
Der Projektbericht vorhanden aber die Präsentation fehlt? Copilot in PowerPoint kann aus bestehenden Dokumenten oder Anweisungen einen ersten Präsentationsentwurf erstellen. Die verantwortliche Person kann diesen anschliessend fachlich prüfen und überarbeiten.
Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Aussage, Argumentation und Entscheidungsgrundlage.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle aus diesem Dokument eine Präsentation für den Stiftungsrat. Nutze eine klare Management-Struktur mit Ausgangslage, Fortschritt, Kennzahlen, Risiken, nächsten Schritten und Entscheidungsbedarf.»
6. Excel-Daten schneller verstehen
Nicht jedes KMU verfügt über ein eigenes Controlling-Team. Trotzdem müssen regelmässig Zahlen ausgewertet und Entscheidungsgrundlagen geschaffen werden.
Copilot in Excel kann bei der Analyse von Daten, bei Formeln sowie bei der Erstellung von Diagrammen und PivotTables unterstützen. Voraussetzung dafür bleibt eine saubere und verständliche Datenbasis.
Beispiel-Prompt:
«Analysiere diese Tabelle nach Kunden. Zeige Auffälligkeiten bei Aufwand, Reaktionszeit und verrechnetem Betrag. Schlage eine PivotTable und zwei passende Diagramme vor und erkläre die verwendeten Annahmen.»
7. Informationen im Unternehmen schneller finden
- „Wo war nochmals die Vereinbarung mit diesem Kunden?“
- „Was haben wir im letzten Meeting entschieden?“
- „Dazu gab es doch noch eine E-Mail?“
Informationen befinden sich in vielen Unternehmen verteilt in SharePoint, OneDrive, E-Mails, Teams-Chats und Sitzungen. Mit einer entsprechend lizenzierten und konfigurierten Copilot-Umgebung können zugängliche Arbeitsinformationen anhand konkreter Fragestellungen leichter erschlossen werden. Dabei respektiert Copilot die bestehenden Benutzerberechtigungen.
Aus der klassischen Ordnersuche kann dadurch zunehmend eine konkrete Fragestellung werden.
Beispiel-Prompt:
«Finde in den für mich zugänglichen Arbeitsunterlagen die Vereinbarungen mit Sponsor XY. Fasse Leistungen, Laufzeit, Ansprechpartner und offene Verpflichtungen zusammen und nenne die verwendeten Quellen.»
8. Offene Aufgaben besser überblicken
Aufgaben befinden sich längst nicht nur in einem Aufgabenmanagement. Sie verstecken sich in E-Mails, Teams-Chats, Sitzungsnotizen und anderen Kommunikationskanälen.
Copilot kann dabei helfen, solche Informationen zusammenzuführen und als Grundlage für die persönliche Priorisierung aufzubereiten. Eine verbindliche Aufgabenverwaltung und klare Verantwortlichkeiten bleiben dennoch wichtig.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle aus den verfügbaren Informationen eine Übersicht meiner offenen Punkte. Gruppiere nach heute, diese Woche und später. Nenne Quelle, Frist und Abhängigkeiten. Markiere Unsicherheiten.»
9. Wissen im Unternehmen leichter zugänglich machen
Gerade kleinere Unternehmen sind häufig stark vom Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender abhängig.
Bei einem Stellenwechsel oder einer Stellvertretung kann das schnell zur Herausforderung werden. Copilot kann bestehende Dokumente, Notizen und Kommunikation leichter erschliessbar machen und beispielsweise dabei unterstützen, vorhandene Projektinformationen zusammenzuführen.
Allerdings gilt auch hier: Wissen, das nie dokumentiert wurde, kann auch Copilot nicht zuverlässig finden.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle auf Basis dieser Projektunterlagen eine Übergabeübersicht mit Zielen, Status, wichtigen Entscheiden, Risiken, offenen Aufgaben und relevanten Ansprechpartnern. Verweise auf die jeweiligen Quellen.»
10. Wiederkehrende administrative Arbeiten reduzieren
Monatsberichte, Statusübersichten, interne Mitteilungen oder Sitzungsunterlagen bestehen häufig aus ähnlichen Bausteinen.
Copilot kann vorhandene Informationen zusammenfassen und daraus erste Entwürfe erstellen. Besonders interessant wird dies bei Aufgaben, die Woche für Woche oder Monat für Monat wiederkehren.
Der Nutzen liegt nicht darin, die verantwortliche Person aus dem Prozess zu entfernen. Vielmehr bleibt ihr mehr Zeit für Bewertung, Entscheidungen und wertschöpfende Tätigkeiten.
Beispiel-Prompt:
«Erstelle aus diesen Monatsunterlagen einen Vorstandsbericht mit Management-Zusammenfassung, Projektstatus, Kennzahlen, Risiken, Entscheiden und nächsten Terminen. Kennzeichne Widersprüche und fehlende Angaben.»
Die entscheidende Frage: Welche Copilot Use Cases lohnen sich für euer Unternehmen?
Zehn Einsatzmöglichkeiten aber bedeutet das, dass jedes Unternehmen alle zehn benötigt? Nein.
Während in einem KMU der grösste Hebel im Verkaufsinnendienst liegen kann, entsteht in einem anderen Unternehmen möglicherweise viel mehr Potenzial in der Projektleitung, Administration oder Geschäftsführung.
Genau deshalb sollte eine Copilot-Einführung im KMU nicht mit dem Kauf möglichst vieler Lizenzen beginnen.
Sie sollte mit einer anderen Frage beginnen:
Wo verlieren unsere Mitarbeitenden heute besonders viel Zeit mit wiederkehrenden Arbeiten?
Erst wenn diese Prozesse bekannt sind, lässt sich beurteilen, welche Mitarbeitenden von Copilot profitieren und wo sich eine Investition tatsächlich lohnt. Vor einer Microsoft-Copilot-Einführung sollten deshalb auch die bestehende Microsoft-365-Umgebung, Benutzerberechtigungen, Dokumentablagen und Verantwortlichkeiten betrachtet werden.
Copilot kann Informationen sichtbar machen, auf die eine Person bereits Zugriff hat. Zu weit gefasste Berechtigungen sollten deshalb vor einem breiteren Rollout überprüft werden. Gleichzeitig beeinflussen saubere Dokumentstrukturen und Datenqualität, wie hilfreich die Ergebnisse im Arbeitsalltag tatsächlich sind.
Einfach jedem Mitarbeitenden eine Copilot-Lizenz zuzuweisen, ist deshalb noch keine KI-Strategie.
Microsoft 365 Copilot Business für KMU
Mit Microsoft 365 Copilot Business bietet Microsoft eine speziell auf kleinere und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Benutzenden ausgerichtete Lizenz an. Sie richtet sich an Unternehmen, die entsprechende Microsoft-365-Business-Pläne einsetzen.
Gerade für kleinere Organisationen kann ein schrittweiser Einstieg sinnvoll sein. Statt sofort das gesamte Unternehmen auszustatten, können zunächst Bereiche identifiziert werden, in denen besonders viel administrativer Aufwand entsteht und konkrete Zeitgewinne realistisch sind.
Auch für berechtigte Stiftungen und Non-Profit-Organisationen bestehen spezielle Microsoft-Konditionen. Welche Copilot-Lizenz beziehungsweise Kombination aus Microsoft-365- und Copilot-Lizenzen wirtschaftlich sinnvoll ist, sollte individuell geprüft werden.
Microsoft Copilot Beratung für Schweizer KMU
- Vielleicht verbringen eure Mitarbeitenden jede Woche Stunden mit der Nachbereitung von Sitzungen.
- Vielleicht entstehen Angebote noch weitgehend manuell.
- Vielleicht sucht die Geschäftsleitung regelmässig Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen.
- Oder der grösste Zeitfresser befindet sich an einer Stelle, an den ihr momentan noch gar nicht denkt.
Genau hier setzt unsere Microsoft Copilot Beratung für KMU in der Schweiz an. Gemeinsam betrachten wir eure bestehenden Arbeitsprozesse und identifizieren geeignete Copilot Use Cases. Anschliessend lässt sich beurteilen, welche Mitarbeitenden von Copilot profitieren, welche Lizenzierung sinnvoll ist und welche technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen vor einer Einführung geschaffen werden sollten.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viel künstliche Intelligenz einzusetzen. Es geht darum, an den richtigen Stellen Zeit zurückzugewinnen.
Wo könnte Microsoft Copilot in unserem Unternehmen jeden Tag Zeit sparen?
Genau diese Frage beantworten wir gemeinsam mit euch. Im Rahmen unserer Microsoft Copilot Beratung analysieren wir eure Ausgangslage, identifizieren geeignete Anwendungsfälle und zeigen auf, wie eine schrittweise und wirtschaftliche Copilot-Einführung aussehen kann.
Denn die spannendsten Copilot-Anwendungsfälle stehen möglicherweise nicht in irgendeiner Liste. Sie stecken bereits heute in euren eigenen Arbeitsprozessen.